TEMA 3: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA.
Dinámica de grupo:
↪ EL REFUGIO SUBTERRÁNEO
¿Sabías que?
La entrevista de trabajo suele ser la primera situación de comunicación presencial a la que nos enfrentamos en una empresa...
- La comunicación presencial: Elementos y situaciones.
1.1: La comunicación oral:
➺ Comunicación oral: Es aquella que utiliza la palabra hablada.
➺ Comunicación oral se distingue de la comunicación escrita:
➺Tono, énfasis y entonación de la voz.
➺Caducidad del mensaje.
➺Percepción selectiva.
➺Imposibilidad de comprobación posterior.
➺Retroalimentación inmediata.
➺Rectificación inmediata.
➺La comunicación oral se puede clasificar:
➺Presencial: conservación, reuniones....
➺No presencial: teléfono.
➺Especial: videoconferencia.
1.2: Elementos en el proceso de comunicación presencial:
Son los mismos que en cualquier proceso de comunicación:
Emisor, Receptor, Mensaje, Canal, Código, Contexto o soporte y feedback o retroalimentación.
➺ No hay soporte: (Radio, ordenador...) el contexto sería la propia conversación.
➺Canal: (Ondas sonoras)
➺Código:(Lenguaje hablado)
1.3: Situaciones de comunicación presencial en la empresa:
Las principales situaciones de comunicación en el entorno laboral son:
➺Dialogo: Es la comunicación entre dos o más personas que alternativamente manifiestan sus ideas. El jefe de compras pregunta al encargado del almacén por la entrada de mercancías.
➺Discurso o exposición: es la presentación por parte de un ponente de sus ideas, pensamientos o conocimientos sobre un determinado tema con el fin de informar o convencer al auditorio. Presentación de un producto a los medios de comunicación.
➺Es el intercambio de opiniones entre varias personas sobre un tema. Puede ser regulado por un moderador. Reunión de los trabajadores para motivar a los clientes.
La correspondencia comercial es una forma de comunicación externa que facilita el mantenimiento y promoción de relación de intercambio entre las empresas y sus clientes y proveedores, afectando directamente al rendimiento económico y a la configuración de la imagen de la empresa.
Destinatario:
Referencia:
Asunto:
Fecha:
Saludo:
Cuerpo:
Cierre, pie o conclusión:
-No uses palabras complejas o poco frecuentes
-Evita en lo posible el uso de extranjerismos.
-No abuses de los adverbios acabados en "-mente".
-Evita palabras incorrectas o cuyo significado sea demasiado general.
-Evita palabras excesivamente subjetivas.
-No abuses de estructuras complejas.
-Ordena las oraciones con un sistema lógico.
-Evita los complementos redundantes.
-No abuses de oraciones impersonales.
-No abuses de las estructuras negativas.
-Precisa todo lo posible.
TEMA 4: LA CARTA COMERCIAL.
1.La correspondencia comercial.
La correspondencia comercial es una forma de comunicación externa que facilita el mantenimiento y promoción de relación de intercambio entre las empresas y sus clientes y proveedores, afectando directamente al rendimiento económico y a la configuración de la imagen de la empresa.1.1.Las cartas comerciales
La carta es un modelo de texto habitual en esta clase de mensaje. La forma de comunicación más importante de una empresa ha sido siempre la redacción de una carta.
Una carta comercial mal redactada, confusa, con errores, puede ocasionar un grave deterioro de la imagen institucional de la empresa que la envíe. <Puede convertirse en la mejor o en la peor primera impresión>.
1.2. El motivo de las cartas comerciales.
La carta comercial se utiliza como un medio de comunicación e intercambio de información y consulta entre empresas o entre empresas y particulares.
Para comunicar algo o para intentar iniciar una relación comercial que posteriormente deberá fomentarse.
Lo escrito permanece, la carta resulta un documento esencial para dejar constancia en determinadas ocasiones.
Las cartas comerciales deben escribirse de manera profesional y educada, pero también de un modo personal, próximo y amistoso.
1.3. Características de la correspondencia comercial.
Al redactar una carta comercial debemos analizar bien el tipo de situación en que nos encontramos, quién es el destinatario, qué relación queremos mantener con él, qué queremos comunicar y cuál es el tono con el deseamos que reciba el mensaje:
-Es aconsejable un tono cordial y respetuoso.
-Es desaconsejable un tono agresivo, irónico, sarcástico o crítico.
Hay que mantener siempre la amabilidad y la cortesía, especialmente en (reclamaciones, quejas, denegaciones..)
En las cartas comerciales los textos cortos y el lenguaje claro favorecen la compresión del mensaje.
Mantener una buena relación comunicativa es evitar los juicios personales.
Siempre hay que dar una respuesta a todo documento recibido.
2. Estructura de la carta comercial.
3. Contenido de la carta.
3.1. Encabezado.
Se conoce como cabecera o inicio. Es la parte más formal del documento e incluye los siguientes apartados:
Membrete:
Contiene los datos que identifican al remitente.
Destinatario:
Es el nombre o razón social de la empresa a la que se dirige la carta, junto con su dirección completa.
Referencia:
Son abreviaturas compuestas de letras y números que sirven para realizar ciertas identificaciones.
Asunto:
Descripción breve del motivo de la carta para que el destinatario pueda identificar su contenido.
Fecha:
La fecha correspondiente al día en que se escribe la carta suele consignar en letra y precedida del lugar en que se emite la carta.
Saludo:
Es una forma de cortesía de empezar el texto.
Ejemplo: -Estimado/a compañero/a.
Cuerpo:
Es la parte del documento en el que aparece el contenido.
-Introducción: planteamiento inicial del tema e información previa.
-Desarrollo: idea principal e información y argumentos en que se basa.
-Conclusión: idea final, síntesis e incitación a la acción.
Cierre, pie o conclusión:
-Despedida: Se utilizan frases breves y sencillas que sirvan como cierre.
-Firma: La persona que firma la carta se responsabiliza de su contenido.Ejemplo: Con afecto.
-Anexo: Cuando la carta va acompañada de algún otro documento.
-Posdata: Consiste en un mensaje breve que va precedido de las iniciales P.D.
Analizar la situación: La manera optima de comenzar una carta no es escribiendo, sino pensarlo.Se debe reflexionar sobre la situación que ha generado la necesidad de la carta:
-¿A quién nos dirigimos?
-¿Quien va a leerla?
Generar ideas: Podemos tomar nota de todo aquello que creamos que puede sernos útil.
Seleccionar la información:Tomaremos una serie de decisiones sobre la cantidad de información que deseamos suministrar. Debemos optar por una idea principal y seleccionar todo aquel material esencial que apoya y completa dicha idea:
-¿Cuál es la idea básica del texto?
Ordenar el contenido: Una vez que hayamos seleccionado la información que queremos incluir y, antes de comenzar a escribir, debemos hacernos estas preguntas:
-¿Qué introducción podríamos presentar?
Redactar: Conviene tener presente en todo momento al destinatario y el contenido para elegir al estilo más adecuado y presentar las ideas en una secuencia lógica.
Revisar: No significa limitarse a corregir errores, sino se trata de mejorar texto: modificar frases, cambiar términos repetitivos, eliminar palabras inútiles, buscar sinónimos precisos.
Valorar: Después de una lectura final tenemos que decidir si la carta está acabada y si estamos satisfechos del resultado.
Pulir: Debemos utilizar todos los recursos disponibles para conseguir que el texto tenga una presentación cuidad y atractiva.
4. Cómo redactar una carta comercial.
-¿A quién nos dirigimos?
-¿Quien va a leerla?
Generar ideas: Podemos tomar nota de todo aquello que creamos que puede sernos útil.
Seleccionar la información:Tomaremos una serie de decisiones sobre la cantidad de información que deseamos suministrar. Debemos optar por una idea principal y seleccionar todo aquel material esencial que apoya y completa dicha idea:
-¿Cuál es la idea básica del texto?
Ordenar el contenido: Una vez que hayamos seleccionado la información que queremos incluir y, antes de comenzar a escribir, debemos hacernos estas preguntas:
-¿Qué introducción podríamos presentar?
Redactar: Conviene tener presente en todo momento al destinatario y el contenido para elegir al estilo más adecuado y presentar las ideas en una secuencia lógica.
Revisar: No significa limitarse a corregir errores, sino se trata de mejorar texto: modificar frases, cambiar términos repetitivos, eliminar palabras inútiles, buscar sinónimos precisos.
Valorar: Después de una lectura final tenemos que decidir si la carta está acabada y si estamos satisfechos del resultado.
Pulir: Debemos utilizar todos los recursos disponibles para conseguir que el texto tenga una presentación cuidad y atractiva.
5. Recomendaciones de estilo.
La elección de las palabras:
-Evita en lo posible el uso de extranjerismos.
-No abuses de los adverbios acabados en "-mente".
-Evita palabras incorrectas o cuyo significado sea demasiado general.
-Evita palabras excesivamente subjetivas.
La construcción de las oraciones:
-Ordena las oraciones con un sistema lógico.
-Evita los complementos redundantes.
-No abuses de oraciones impersonales.
-No abuses de las estructuras negativas.
-Precisa todo lo posible.
La construcción de los párrafos:
La división del texto en párrafos ayuda a comprender la regresión temática.
Los párrafos correctos suelen tener pocas oraciones.
El primer párrafo y el último del texto son de especial importancia. El primero es introductorio, presentan el tema que se expone. El párrafo final es de síntesis y de conclusión.
6.Clases de cartas comerciales:
6.1. Cartas relacionadas con los pedidos
Carta de pedido.
En este caso, la función del documento es doble: por una parte, detallar un encargo y, por otra, documentar una serie de acuerdos sobre condiciones de entrega.
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